Digitalisierung in der Kanzlei: digitale Visitenkarte für Rechtsanwält:innen?

Die Digitalisierung ist in Kanzleien längst angekommen – ob mit papierlosen Akten oder wenn es um Online-Kanzleimarketing geht. Aber ein kleines Ding aus Papier gibt es, das in Kanzleien einfach nicht tot zu bekommen ist: die Visitenkarte.

Als neulich ein Kunde die Broschüre für seine Kanzlei nicht gedruckt, sondern nur digital von uns erstellt bekommen wollte, kam auch die Frage auf: Kann man eigentlich auch digitale Visitenkarten erstellen? Und ob man kann!

Also haben wir das ausprobiert und sind begeistert! An unserer Erfahrung wollen wir Sie natürlich gerne teilhaben lassen, getreu dem Motto: alles, was wir Kund:innen anbieten, haben wir selbst ausprobiert.

Gretchenfrage: Hat die Papier-Visitenkarte ausgedient?

Jein. Denn eine gut gemachte physische Visitenkarte kommuniziert deutlich mehr als nur Kontaktdaten. Und die Möglichkeiten in Qualität, Format, Papierstärke oder Farbigkeit sind nahezu unbegrenzt: quadratisch aus dünnem Karton mit Kanten in der eigenen Corporate Design-Farbe (z.B. moo.com), mit glänzenden Lack-Elementen (flyeralarm.de), komplett transparent aus Kunststoff, aus Holz (z.B. printweb.de) – alles möglich, alles echte Hingucker, die im Gedächtnis bleiben.

Außerdem ist die Frage nach dem Sinn einer physischen Visitenkarte eine Frage der Zielgruppe. Wer eher mit Mandant:innen zusammenarbeitet, die weniger in der digitalen Welt verwurzelt sind, für den ist eine physische Visitenkarte ein Muss. Wer seine Kanzlei insgesamt digital aufstellt, für den ist eine digitale Visitenkarte eine logische Konsequenz auf dem Weg hin zur digitalen Kanzlei.

Was ist eine digitale Visitenkarte?

Die Grundlage für eine digitale Visitenkarte ist ein Mini-Personen-Profil im Internet, das man über diverse Anbieter anlegen kann (z.B. onevcard.de, lemontaps.de, wazzl.de, tapni.co.de, spreadly.app, tapcard.ch). In diesem Profil kann man dann verschiedene Dinge hinterlegen, z.B. sein Kanzleilogo, ein Profilbild und einen Link auf die eigene Website oder einen Link auf das persönliche Social-Media-Profil.

Aus dem Link auf dieses Profil generiert der Profil-Anbieter einen QR-Code, also eine kleine Grafikdatei, die sich aus sehr kleinen Quadraten zusammensetzt und für Smartphone-Kameras in aller Regel lesbar ist. Hat das Smartphone den QR-Code korrekt erfasst, bietet es die Möglichkeit an, den Link auf das Profil zu öffnen. Öffnet man diesen Link, gelangt man auf das Personen-Profil.

Befindet man sich auf diesem Profil, hat man die Möglichkeit, das Profil bzw. die Kontaktdaten über einen Button direkt auf dem Smartphone abzuspeichern. Dazu klickt man nur auf den Button „Kontakt speichern“ und schon ist der Kontakt mit Telefonnummer, Website-Link, Foto und ggf. auch der Link auf das Social-Media-Profil direkt im Smartphone gespeichert. Eine smarte Sache, denn der Schritt, Kontaktdaten händisch von der Visitenkarte ins Smartphone zu übertragen, entfällt so.

Natürlich könnte man jetzt sagen: Ach, bei nur einer Visitenkarte ist das Übertragen doch kein Problem. Aber spätestens nach einer Veranstaltung, bei der man viele neue Kontakte knüpft, ist eine digitale Visitenkarte eine feine Sache. Das Gegenüber kann die Karte beispielsweise nicht verlieren und man geht nicht in einem „gesichtslosen“ Stapel an Papierkarten unter. Last but not least kann man im Profil die eigenen Kontaktdaten – wenn nötig – anpassen. Neu drucken muss man dann nichts – der QR-Code verlinkt dann ab sofort einfach auf das aktualisierte Profil.

Wie nutzt man eine digitale Visitenkarte?

Je nach Angebot des Anbieters der digitalen Visitenkarte hat man unterschiedliche Möglichkeiten, sein digitales Profil inkl. QR-Code zu nutzen. Denn irgendwie muss der Code ja unter die Leute…

  1. QR-Code als Datei herunterladen und z.B. auf der Kanzleiwebsite, in einer (digitalen) Broschüre oder auch in Präsentationen als Grafik einbinden. Hier können Personen den Code leicht scannen und den Kontakt sofort speichern. Manche Anbieter bieten auch an, ein digitales Hintergrundbild inkl. QR-Code im Smartphone-Format zu erstellen, das man als Sperrbildschirm nutzen kann. So hat man seinen QR-Code mit dem Smartphone immer dabei und schnell griffbereit.
  2. Man kann sich eine „digitale Visitenkarte“ als physische Karte herstellen lassen, oft ist das gegen eine Einmalzahlung möglich. Auf dieser Karte ist der QR-Code abgedruckt. Material und Kosten je Karte variieren je nach Anbieter. Diese Karte übergibt man seinem Gegenüber nicht wie die Papierkarte, sondern lässt das Gegenüber nur den Code scannen und behält die Visitenkarte. Hat die digitale Visitenkarte zusätzlich eine sog. NFC-Funktion, muss das Gegenüber nicht einmal den Code scannen: einfach Smartphone und Karte aneinanderhalten und der Link öffnet sich wie beim QR-Code-Scannen. Das funktioniert bei vielen Anbietern auch mit Tags, Datenträgern in Button-Form (z.B. auch als Schlüsselanhänger), die auch QR-Code und NFC-Funktion verbinden können.
  3. QR-Code und/oder NFC-Funktion gibt es auch als Sticker, z.B. für die Handyhülle – praktisch, falls der Akku des Smartphones mal leer sein sollte oder man seine digitale Visitenkarte schlichtweg vergessen hat. Das Smartphone hat man ja tatsächlich immer dabei…
  4. Man druckt den QR-Code auf Papiervisitenkarten, die man neuen Kontakten wie bisher gibt. Der QR-Code inkl. Link auf das Online-Profil erleichtert dem Gegenüber das Übertragen der Daten.

Und wie findet man einen Anbieter?

Ehrlich gesagt: Wir haben gegoogelt und uns durchgeklickt. Anbieter gibt es viele, aus Deutschland, aus Europa und aus der ganzen Welt. Wir haben uns für einen Anbieter aus Deutschland entschieden, der ein passendes Angebot hatte. Uns war es wichtig, dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet. Außerdem war uns wichtig, dass wir eine schöne, einfache physische Karte zu einem annehmbaren Preis bestellen können, die nur einmalig einen Betrag X kostet – ohne monatliche Fixkosten.

Tipp! Für Heavy User z.B. im Vertrieb und größeren Kanzleien kann es Sinn machen, dass ein Anbieter auch Pro-Versionen der Karten und Tags anbietet und eventuell auch spezielle Angebote für mehrere Personen der gleichen Kanzlei hat.

Uns hat das Angebot von Lemontaps aus Stuttgart überzeugt: ein deutscher Anbieter, der sich auf die Fahnen schreibt, DSGVO-konform zu arbeiten und für unterschiedliche Nutzungsanforderungen von Einzelpersonen bis hin zu größeren Teams (z.B. auch eine Kontaktdatenbank) ein breites Angebot bereithält.

Wie kommen digitale Visitenkarten an?

Lange nutzen wir unsere digitalen Visitenkarten noch nicht. Aber neulich war eine Karte das erste Mal auf einer Veranstaltung im Einsatz. Die Reaktionen auf diese Art, Kontaktdaten auszutauschen, waren sehr positiv. Noch hebt man sich in der Anwaltswelt mit einer solchen Lösung durchaus ab. Damit ist eine digitale Visitenkarte nicht nur eine smarte Lösung für neue Kontakte, sondern derzeit durchaus auch noch ein Imagefaktor: man zeigt, dass man offen ist für neue Lösungen.

Digitale Visitenkarte: unser Rat für Kanzleien

Wir finden diese digitalen Profile und direkt importierbaren Kontaktdaten großartig und werden künftig nicht mehr auf digitale Visitenkarten verzichten. Wie man dann mit den Umsetzungsmöglichkeiten arbeitet, ist Geschmackssache.

Wir setzen aktuell nur auf digitale Visitenkarten mit QR-Code und NFC-Funktion, Papierkarten haben wir derzeit keine. Denn die Papierkarten vergisst man doch regelmäßig, Geldbörse und Smartphone hingegen hat man immer dabei – und damit auch die digitale Visitenkarte.

Kanzleien allgemein würden wir Folgendes raten:

Bewegen Sie sich in einem überwiegend digitalen Geschäftsumfeld – egal, ob B2B oder B2C – können Sie auf eine digitale Lösung mit Karte oder Tag setzen. Das kommt sicher gut an.

Anderen Kanzleien raten wir, auch klassische Papier-Visitenkarten drucken zu lassen, auf denen sich neben den üblichen Daten ein QR-Code findet, der auf ein digitales Profil z.B. bei einem der oben genannten Anbieter verlinkt. Denn die Papierkarte hat beispielsweise auf Veranstaltungen einen Vorteil: Rein digital importierte Kontakte vergisst man ggf. schnell, wenn sie abgespeichert sind. Hat das Gegenüber als Gedächtnisstütze auch noch eine Papierkarte, schadet das in einem Großteil der Fälle sicherlich nicht.

Unserer Meinung nach ist damit für die meisten Kanzleien eine solche hybride Lösung perfekt – und mit einer physischen digitalen Visitenkarte zusätzlich in der Geldbörse ist man immer auf der sicheren Seite!

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